MANUAL DE USUARIO
wShifts – Gestión de Turnos de Trabajo
versión 0.0.4 – beta
Licencia
wShifts - Gestión de Turnos de Trabajo
Copyright 2017 Ángel Luis García García
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Tabla de contenidos
Sumario
Login - Inicio de sesión........................................................................................................................4
Módulo de Seguridad...........................................................................................................................5
Usuario.............................................................................................................................................6
Recurso............................................................................................................................................8
Rol..................................................................................................................................................10
Asociar rol a usuario......................................................................................................................12
Asociar rol a recurso......................................................................................................................14
Asociar usuario a estructura...........................................................................................................16
Módulo de Configuración...................................................................................................................18
Estructura organizativa..................................................................................................................19
Puesto........................................................................................................................................20
Equipos......................................................................................................................................22
Servicios....................................................................................................................................24
Centros físicos...........................................................................................................................26
Estructura organizativa..............................................................................................................28
Turno..............................................................................................................................................30
Ciclo...............................................................................................................................................32
Cobertura de equipo.......................................................................................................................34
Calendario......................................................................................................................................36
Jornada teórica...............................................................................................................................38
Cargos............................................................................................................................................40
Ausencias.......................................................................................................................................42
Categorías profesionales................................................................................................................44
Categorías por equipos...................................................................................................................46
Datos básicos.................................................................................................................................48
Módulo de Trabajadores.....................................................................................................................50
Trabajadores...................................................................................................................................51
Contratos........................................................................................................................................53
Buscar trabajador......................................................................................................................54
Trabajador.................................................................................................................................56
Servicios previos.......................................................................................................................58
Contratos...................................................................................................................................60
Ausencias..................................................................................................................................62
Módulo de Planilla.............................................................................................................................64
Planificación de puestos.................................................................................................................65
Planilla...........................................................................................................................................69
Horas de trabajo........................................................................................................................72
Coberturas de servicio...............................................................................................................72
Cambio de turno........................................................................................................................73
Ausencias..................................................................................................................................75
Balance horario..............................................................................................................................77
Login - Inicio de sesión
Al iniciar el aplicativo
wShifts
se presenta la pantalla de inicio de la aplicación. Para acceder a la aplicación es necesario el
ingreso de usuario y contraseña y hacer click en “Abrir sesión de usuario”.
Si las credenciales no son válidas no se podrá acceder a los módulos de Seguridad, Configuración, Trabajadores y Planilla. Si
se accede a la aplicación correctamente en la esquina superior derecha aparecerá el usuario con el que se accedió al aplicativo
y se podrán acceder a los recursos en donde el usuario tenga permisos.
Si se quiere cerrar sesión se deberá hacer click en “Cerrar sesión de usuario”.
Módulo de Seguridad
Para poder empezar a trabajar con la aplicación es necesaria una configuración básica de los usuarios que accederán a ella, a
qué partes de la aplicación pueden acceder y lo que pueden ver. Para ello se accede al módulo de Seguridad, haciendo click
en opción “Seguridad” del menú.
En primer lugar se deberán definir los usuarios, seguido de los roles, asociar roles a usuarios, roles a recursos y finalmente
los usuarios a la estructura. A continuación se detallan estas operaciones.
Usuario
Haciendo click en la barra horizontal “Usuario” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de usuarios que
pueden acceder a la aplicación.
Recurso
Haciendo click en la barra horizontal “Recurso” se despliega un acordeón, mostrando los recursos disponibles en la
aplicación.
Rol
Haciendo click en la barra horizontal “Rol” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de roles que pueden ser
asignados a usuarios.
Asociar rol a usuario
Haciendo click en la barra horizontal Asociar Rol a Usuario” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de
asociación de roles a usuarios de la aplicación.
Asociar rol a recurso
Haciendo click en la barra horizontal Asociar Rol a recurso” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de
asociación de roles a con recursos de la aplicación.
Asociar usuario a estructura
Haciendo click en la barra horizontalAsociar usuario a estructura” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento
de asociación entre usuarios y unidades organizativas de la estructura. Para poder configurar este mantenimiento se debe de
haber definido previamente la estructura organizativa en el módulo de Configuración / Estructura Organizativa.
Módulo de Configuración
Este módulo contempla la configuración del aplicativo. Se divide en la creación de la estructura organizativa (centros físicos,
servicios funcionales, equipos de trabajo, puestos), la creación de turnos, ciclos, puestos y sus planificaciones, coberturas de
servicio, calendario de festivos, jornada teórica anual por centro físico, tipos de ausencias, categorías profesionales que serán
asociadas a equipos de trabajo, las categorías profesionales y los cargos que se usan para la configuración de contratos.
Además hay un mantenimiento de datos básicos de la aplicación para poder modificar los días festivos de la semana.
Estructura organizativa
La estructura organizativa es una jerarquía arbórea de dependencia entre unidades organizativas, que en este mantenimiento
se representa mediante las tuplas <centro físico, servicio, equipo, puesto>. Una tupla o relación es única, no pudiendo
repetirse. Un centro físico se compone de uno o varios servicios. Cada servicio se compone de uno o varios equipos. Un
equipo se compone de uno o varios puestos de trabajo. Véase el siguiente ejemplo:
En los siguientes apartados se detalla el concepto de puesto, equipo, servicio y centro físico.
Puesto
Haciendo click en la barra horizontal “Puestos” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de puestos de
trabajo.
Equipos
Haciendo click en la barra horizontal “Equipos” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de equipos de
trabajo.
Servicios
Haciendo click en la barra horizontal “Servicios” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de servicios
funcionales.
Centros físicos
Haciendo click en la barra horizontal “Centros físicos” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de centros
físicos.
Estructura organizativa
Haciendo click en la barra horizontal “Estructura organizativa” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de
estructura organizativa.
Turno
Ciclo
Cobertura de equipo
Calendario
Jornada teórica
Cargos
Ausencias
Categorías profesionales
Categorías por equipos
Datos básicos
Módulo de Trabajadores
En este módulo se dan de alta los trabajadores de la unidad empresarial, esto es, sus datos personales así como sus contratos
asociados.
Trabajadores
Haciendo click en la barra horizontal “Trabajadores” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de datos
personales de todos los trabajadores de la unidad empresarial.
Contratos
Haciendo click en la barra horizontal “Contratos” se despliega un acordeón, mostrando el mantenimiento de contratos y
servicios previos a partir de la selección de un trabajador.
Tal como aparece en la imagen al seleccionar un trabajador sus datos personales de nombre, apellidos, documento
identificativo y número de registro personal (NRP) aparecen en la parte superior de la pantalla. Esto indica que a partir de
ahora toda la información que esté en las pestañas Trabajador, Servicios previos y Contratos harán referencia a dicho
trabajador, que es el que se ha seleccionado. Al seleccionar al trabajador se cargan automáticamente todos los datos antes
descritos.
Buscar trabajador
En la pestaña “Buscar trabajador” se pueden realizar búsquedas de trabajadores a partir de los filtros de las columnas,
además de ordenar por orden ascendente o descendente haciendo click en la columna por la que se quiera la ordenación.
Trabajador
En esta pestaña únicamente se presentan los datos personales en modo solo lectura (no se pueden modificar), del trabajador
seleccionado.
Servicios previos
En este mantenimiento se gestionan los servicios previos que están asociados al trabajador seleccionado, por año natural.
Contratos
En la pestaña de contratos están todos los contratos que ha tenido el trabajador seleccionado y las posibles ausencias
asociadas a cada contrato. Aquí se podrán eliminar, modificar y añadir contratos y ausencias.
Ausencias
Haciendo click en el botón “Ausencias” aparece un submantenimiento de gestión de ausencias del trabajador.
Módulo de Planilla
Este es el módulo principal de trabajo del aplicativo. En el se realizarán tareas de asociación de ciclos a puestos de trabajo
para su planificación (expansión del ciclo en el calendario laboral), además de asignaciones de puestos de trabajo a
trabajadores entre un periodo de fechas, que quedarán reflejados en la Planilla mensual (también llamada planificación diaria),
que es la rejilla donde está el calendario laboral, con los turnos de los trabajadores y las coberturas de servicio para cada día.
En él se podrán insertar ausencias y cambiar los turnos de los trabajadores, si procede. También se encuentra la visualización
del balance horario del trabajador, que son las horas trabajadas menos la jornada teórica, para comprobar el cómputo de
tiempo trabajado.
A continuación se detallan los procesos descritos.
Planificación de puestos
En este apartado es donde se configuran los puestos de trabajo. Existen dos opciones de acordeón, la primera, denominada
Asociación de ciclos a puestos”, asocian los puestos a ciclos de turnos. Esta asociación hace que se planifiquen
automáticamente los ciclos en el calendario laboral.
Este mantenimiento da la posibilidad de previsualizar el ciclo que se va a planificar entre el rango de fechas seleccionado.
La segunda opción del acordeón, llamada “Visualización de planificación de puestos”, visualiza justamente los puestos
planificados en el apartado anterior, y desplegados en un calendario laboral, donde cada celda contiene el turno programado
en el ciclo expandido.
Puede observarse en la imagen como el ciclo se expande en el calendario laboral, para el equipo y mes seleccionado.
Planilla
Este mantenimiento se divide en dos acordeones; el primero llamadoAsignaciones”, que se utiliza para vincular puestos de
trabajo con trabajadores, y que se ve a continuación.
Seleccionando una fecha en particular, para un equipo de trabajo, se puede obtener haciendo click en el botón
“Trabajadores” todo el personal disponible para ser asignado a un puesto de trabajo. Haciendo click sobre la línea del
trabajador se selecciona.
El segundo acordeón, denominado “Planilla” es donde se presenta la planificación diaria o la expansión de ciclos en el
calendario laboral asociados a puestos de trabajo y a su vez asociados a trabajadores. Esta pantalla es donde se realizará el
trabajo de control coberturas de servicio, cambios de actividades, inserción de ausencias, etc.
Para poder visualizar los trabajadores que se encuentran en la Planilla previamente hay que seleccionar el año y mes que se
quiere consultar y a continuación hacer click en el botón “Recuperar”. Después de esta acción se presentan todos los
trabajadores planificados, con sus turnos en cada uno de los días del mes.
Horas de trabajo
Desde la Planilla se pueden consultar el total de horas que un trabajador está haciendo en un mes, que es la suma de horas
que está trabajando menos las horas que está de ausencia. Para ello se tiene que seleccionar el trabajador y hacer click en el
botón “Horas del trabajador”.
En este ejemplo el trabajador va a realizar un total de 127 horas.
Coberturas de servicio
En la parte inferior de la pantalla están las coberturas de servicio, que son las necesidades que requiere el grupo para estar
cuadrado con respecto al número de trabajadores por día. Haciendo click sobre cada uno de los días de las coberturas se
muestra información del estado de necesidad para cada día.
Las coberturas con fondo de color blanco indican que la necesidad está cubierta. En rojo indica que hay una deficiencia de
tantos trabajadores como el número que haya en su interior. En verde significa que hay más trabajadores para ese día que los
necesarios, indicando cuantos dentro de la celda seleccionada. En el ejemplo anterior se hace click en la cobertura del día 30,
indicando que se necesitan 5 trabajadores, pero que únicamente hay un trabajador, y que se necesitan 4.
Cambio de turno
Para realizar un cambio de turno hay que activar el modo edición haciendo click sobre el botón Solo lectura”. De esta
forma se activa el combo de selección de turno a insertar.
Una vez seleccionado se hace click en el día del trabajador al cual se quiere cambiar su turno. En el siguiente ejemplo se ha
seleccionado como turno MT, que corresponde a un turno de Mañana y Tarde, configurado como 14 horas de trabajo al día.
Ahora se va a cambiar la actividad del día 4, que es de L (Libranza, el trabajador no viene a trabajar), por la actividad de MT,
simplemente haciendo click en la celda de ese día para el trabajador seleccionado.
Ahora la planificación ha cambiado, ya que el trabajador viene a trabajar el día 4. Se informa mediante un mensaje del estado
de la actualización del turno. Además darse cuenta que para la cobertura de servicio antes no era necesario personal (estaba a
cobertura 0) y ahora se representa una cobertura de 1 en color verde, indicando que hay un trabajador de más. El total de
horas del trabajador ha cambiado, pasando de 127 a 127 + 14 = 141 horas.
Ausencias
Tal como se comentó anteriormente desde la Planilla se permite a gestión de ausencias del trabajador. Para ello se selecciona
al trabajador y se hace click en el botón “Ausencias”.
Este mantenimiento es idéntico al usado en el apartado de Recursos Humanos, por lo que se inserta la ausencia
normalmente entre el rango de fechas deseado.
En este caso se creará una ausencia de Vacaciones Hábiles para el día 4.
A continuación se recarga la planilla haciendo click en botón “Recuperar” y el día o rango de días que tiene la ausencia
aparece de fondo amarillo.
Se puede observar como la cobertura vuelve a quedarse a cero, ya que el trabajador se ausenta del puesto de trabajo. Además
su control de horas también disminuye en 14 horas, ya que en el turno de Mañana Tarde (MT) se ausenta.
Balance horario
Este mantenimiento únicamente se presentan los balances horarios de todos los trabajadores, que se define como el total de
horas trabajadas menos la jornada teórica anual del centro físico en el que se trabaje.
Los balances horarios se pueden obtener por centro físico, por servicio o por equipo. Por defecto se obtiene por equipo,
seleccionando previamente el año y la tripleta que se quiere obtener (centro físico, servicio, equipo). Haciendo click en
botón Recuperar” se obtienen todos los trabajadores, desglosados por mes, con el total de horas mensuales y el total del
balance anual.
En este caso se tenía una jornada teórica de 1600 horas y un total de horas mensuales de 127. Por tanto el balance, lo que el
trabajador tiene que realizar todavía, es de 1600 – 127 horas = 1473 horas.