Aplicación ERP para el área de RRHH en una Administración Pública Local

Abstract

Este trabajo de fin de grado pretende ayudar a una administración local de cerca de 200.000 habitantes a realizar un cambio de su sistema de gestión de gestión de sus recursos humanos, con especial hincapié en las nóminas, hacia una solución ERP ajustada a los requisitos actuales y futuros. En la memoria se explican todas y cada una de las fases que se tienen que llevar a cabo para poder ejecutar con las mínimas garantías este cambio de sistema integrado de información, y se significan determinados puntos críticos de éxito de este proyecto de migración. El proceso se inicia con un análisis de la situación actual de la administración pública local, y de las motivaciones para realizar un cambio de ERP en el área de recursos humanos. Continúa con la exposición del proceso de análisis de requerimientos para el área mencionada. Se explica el proceso de adopción y selección del sistema ERP, desde las características principales básicas que debe cumplir hasta los diferentes criterios de valoración de los diferentes aspectos que debe satisfacer. También se detallan los pasos adecuados para poder encontrar los mejores partners de la solución elegida para que puedan ser invitados a participar en el proceso de licitación pública. Durante el procedimiento de adjudicación del contrato de instalación, configuración, puesta en marcha, y soporte post-implantación, se cubren dos fases, la primera de adhesión a un acuerdo marco, y la segunda de presentación de propuestas conforme a los pliegos correspondientes. Después, se explica el proceso de implantación y sus fases, conforme a la metodología de implantación del fabricante de la nueva solución. Destacan la aprobación de un calendario de proyecto, un plan para hacer frente a la gestión del cambio, un plan de comunicación, la gestión de riesgos y las adecuaciones al esquema nacional de seguridad y al RGPD. El trabajo finaliza con una estimación de los costes del proyecto atendiendo a diferentes aspectos, y se finaliza el trabajo con las conclusiones extraídas una vez finalizada la redacción del plan que ayude a cambiar de sistema de gestión de los recursos humanos a una administración pública local.

This end-of-degree project aims to help a local administration of nearly 200,000 inhabitants to make a change from its human resources management system, with special emphasis on payroll, to an ERP solution adjusted to current requirements and futures. The memory explains each and every one of the phases that have to be carried out in order to be able to execute this change in the integrated information system with the minimum guarantees, and certain critical success points of this migration project are signified. The process begins with an analysis of the current situation of the local public administration, and the motivations for making an ERP change in the human resources area. It continues with the exposition of the requirements analysis process for the mentioned area. The process of adoption and selection of the ERP system is explained, from the main basic characteristics that it must meet to the different evaluation criteria of the different aspects that it must satisfy. The appropriate steps to be able to find the best partners of the chosen solution are also detailed so that they can be invited to participate in the public bidding process. During the contract award procedure for installation, configuration, start-up, and post-implementation support, two phases are covered, the first is adherence to a framework agreement, and the second is the presentation of proposals in accordance with the corresponding specifications. Then, the implementation process and its phases are explained, according to the stages that a typical project plan must cover. They highlight the approval of a project calendar, a plan to deal with change management, a communication plan, risk management and adjustments to the national security scheme and the RGPD. The work ends with an estimate of the costs of the project according to different aspects, and the work is finished with the conclusions drawn once the drafting of the plan is finished that helps to change the human resources management system to a local public administration.

Aquest treball de fi de grau pretén ajudar a una administració local de prop de 200.000 habitants a fer un canvi del seu sistema de gestió de gestió dels seus recursos humans, amb especial recalcament en les nòmines, cap a una solució ERP ajustada als requisits actuals i futurs. En la memòria s'expliquen totes i cadascuna de les fases que s'han de dur a terme per a poder executar amb les mínimes garanties aquest canvi de sistema integrat d'informació, i se signifiquen determinats punts crítics d'èxit d'aquest projecte de migració. El procés s'inicia amb una anàlisi de la situació actual de l'administració pública local, i de les motivacions per a fer un canvi de ERP en l'àrea de recursos humans. Continua amb l'exposició del procés d'anàlisi de requeriments per a l'àrea esmentada. S'explica el procés d'adopció i selecció del sistema ERP, des de les característiques principals bàsiques que ha de complir fins als diferents criteris de valoració dels diferents aspectes que ha de satisfer. També es detallen els passos adequats per a poder trobar els millors partners de la solució triada perquè puguin ser convidats a participar en el procés de licitació pública. Durant el procediment d'adjudicació del contracte d'instal·lació, configuració, posada en marxa, i suport post-implantació, es cobreixen dues fases, la primera d'adhesió a un acord marc, i la segona de presentació de propostes conforme als plecs corresponents. Després, s'explica el procés d'implantació i les seves fases, conforme a la metodologia d'implantació del fabricant de la nova solució. Destaquen l'aprovació d'un calendari de projecte, un pla per a fer front a la gestió del canvi, un pla de comunicació, la gestió de riscos i les adequacions a l'esquema nacional de seguretat i al RGPD. El treball finalitza amb una estimació dels costos del projecte atenent diferents aspectes, i es finalitza el treball amb les conclusions extretes una vegada finalitzada la redacció del pla que ajudi a canviar de sistema de gestió dels recursos humans a una administració pública local.