DocuTIC: wiki para gestión del conocimiento de un departamento de sistemas informáticos

Abstract

Un departamento de sistemas informáticos maneja una gran cantidad de información técnica, miles de documentos almacenados en un repositorio de ficheros compartidos. Con este escenario, la tendencia a la creación de silos de información acarrea duplicidad, ineficacia y dificulta la búsqueda de la información. Este trabajo plantea el análisis de la estructura y los documentos de la organización para especificar los requerimientos de un sistema wiki colaborativo, cuyo diseño basado en herramientas de software libre posibilite el despliegue ágil de un prototipo funcional. El sistema, con los resultados del análisis permite evidenciar las ventajas que supone para el almacenamiento y gestión de la información técnica. En conclusión, una plataforma wiki, convenientemente adaptada, puede ser un verdadero Sistema de Gestión del Conocimiento. Facilita la colaboración y ayuda a compartir y explicitar el conocimiento tácito del equipo. Mejora la calidad de la información y el tiempo de las búsquedas, permitiendo la rotura de los silos de información mediante el sistema de etiquetas que enlaza los documentos entre sí.

An IT Operations Department handles a huge amount of technical information, thousands of documents at a shared files repository. In this scenario, the trend to establish information silos leads to duplicity, inefficiency and stunts information search. This work proposes the analysis of the structure and the documents of the organization to stipulate the requirements of a collaborative wiki system, its design, based on free software tools, enables the agile deployment of a functional prototype. The system, parameterized with the results of the analysis, allows to show the expected advantages for the storage and management of technical information. To sum up, a wiki platform, suitably adapted, may reach a real Knowledge Management System, archiving all the basic technical documents. Encourages collaboration and helps to share and explicit the tacit knowledge of the team. Improves the quality of information and searching times, allowing the breaking of information silos through the labelling scheme that links documents to each other.

Un departament de sistemes informàtics maneja una gran quantitat d'informació tècnica, milers de documents emmagatzemats en un dipòsit de fitxers compartits. Amb aquest escenari, la tendència a la creació de sitges d'informació comporta duplicitat, ineficàcia i dificulta la recerca de la informació. Aquest treball planteja l'anàlisi de l'estructura i els documents de l'organització per especificar els requeriments d'un sistema wiki col·laboratiu, el disseny basat en eines de programari lliure possibiliti el desplegament àgil d'un prototip funcional. El sistema, amb els resultats de l'anàlisi permet evidenciar els avantatges que suposa per a l'emmagatzematge i gestió de la informació tècnica. En conclusió, una plataforma wiki, convenientment adaptada, pot ser un veritable Sistema de Gestió de l'Coneixement. Facilita la col·laboració i ajuda a compartir i explicitar el coneixement tàcit de l'equip. Millora la qualitat de la informació i el temps de les recerques, permetent el trencament de les sitges d'informació mitjançant el sistema d'etiquetes que enllaça els documents entre si.