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http://hdl.handle.net/10609/67026
Title: La gestió documental, base de la transformació digital a les administracions locals.
Author: Escudé Pascual, Marcel
Director: Josep Vives gràcia
Keywords: Administració digital, transformació, document electrònic, gestió documental, arxiu electrònic.
Administración digital, transformación, documento electrónico, gestión documental, archivo electrónico.
Digital administration, processing, electronic document, document management, electronic archiving.
Issue Date: 2017
Publisher: Universitat Oberta de Catalunya
Abstract: En aquest treball hem estudiat el cas d¿una administració local que ha digitalitzat recentment el seu procediment administratiu a partir dels conceptes més rellevants de l¿administració electrònica: el document administratiu, el document electrònic, el sistema de gestió documental, l¿expedient electrònic i l¿arxiu electrònic, El projecte e-P@rets replica les llums i les ombres de la transformació digital. A partir d¿un grup estratègic multidisciplinari, la implantació d¿una eina digital que permet la tramitació electrònica del procediment administratiu es porta a terme de forma ràpida i global a tota l¿organització i generant poques resistències al canvi. El procediment d¿implantació triat té com elements clau la participació dels usuaris finals en el disseny dels requeriments tecnològics. La virtut d¿aquesta metodologia rau en l¿alineament estratègic entre la tecnologia, l¿organització i el negoci. Malgrat tot, la transformació que impulsa el projecte prioritza la mecanització del procediment administratiu per sobre de l¿establiment d¿un sistema de gestió documental integral. Això afecta especialment al sistema d¿arxius que queda aïllat com l¿estació final del procediment administratiu enlloc de formar part, des de l¿inici, del procés de transformació. Aquest fet revela que el debat està en la comprensió per part de tota l¿organització, que, en un univers digital, la gestió de la informació és fonamental i que, en qualsevol cas, la transformació digital gira sempre al voltant d¿aquesta gestió. De fet, podem afirmar que la base de la transformació digital en una organització és el sistema de gestió documental, a partir del que s¿han de crear la resta d¿estratègies de negoci o de gestió i explotació de dades. Per tant, es fa imprescindible revisar el paper dels arxius a l¿administració local, igual que han de repensar el seu paper arxivers, gestors i tecnòlegs i abandonar els dogmes corporatius en benefici del treball compartit que generi solucions de consens. En la transformació digital d¿una administració la tecnologia no pot ser el centre del debat, sinó el resultat del diàleg.
Resumen En este estudio hemos analizado el caso de una administración local que ha digitalizado recientemente su procedimiento administrativo a partir de los conceptos más relevantes de la administración electrónica: el documento, el documento electrónico, el sistema de gestión documental, el expediente electrónico y el archivo electrónico, El proyecto e-P@rets replica las luces y las sombras de la transformación digital. A partir de un grupo estratégico multidisciplinar, la implantación de una herramienta digital que permite la tramitación electrónica del procedimiento administrativo se puerto a cabo de forma rápida y global a toda la organización y generando pocas resistencias al cambio. El procedimiento de implantación elegido tiene como elementos clave la participación de los usuarios finales en el diseño de los requerimientos tecnológicos. La virtud de esta metodología radica en el alineamiento estratégico entre la tecnología, la organización y el negocio. Sin embargo, la transformación que impulsa el proyecto prioriza la mecanización del procedimiento administrativo por encima del establecimiento de un sistema de gestión documental integral. Esto afecta especialmente al sistema de archivos que queda aislado como la estación final del procedimiento administrativo en lugar de formar parte, desde el inicio, del proceso de transformación. Este hecho revela que el debate está en la comprensión por parte de toda la organización, que, en un universo digital, la gestión de la informació es fundamental y que, en cualquier caso, la transformación digital gira siempre alrededor de esta gestión . De hecho, podemos afirmar que la base de la transformación digital en una organización es el sistema de gestión documental, a partir del que se han de crear el resto de estrategias de negocio o de gestión y explotación de datos. Por lo tanto, se hace imprescindible revisar el papel de los archivos a la administración local, al igual que deben repensar su papel archiveros, gestores y tecnólogos y abandonar los dogmas corporativos en beneficio del trabajo compartido que genere soluciones de consenso. En la transformación digital de una administración la tecnología no puede ser el centro del debate, sino el resultado del diálogo.
Abstract This paper examines the case of a local administration which has recently digitalized its administrative process, based on the more relevant concepts of electronic administration: the document, the electronic document, the archive management system, the electronic record and the electronic file. The project e-P@rets replicates the strengths and weaknesses of digital transformation. Based on a multidisciplinary strategic group, the implantation of a digital tool which allows electronic tramitation and administrative process is performed quickly and globally through all the organization, generating little resistance to change. The selected implementation process holds the final user implication in the design of the technological requirements as its key element. The strength of this methodology lies on the strategic alignment among technology organisation and business. However, the transformation which the project impulses prioritizes the mechanization of the administrative process over the establishment of an integral system of document management. This specifically affects the archive system, which is left in isolation as the final stage of the administrative process, instead of taking part, of the process of transformation from the very beginning. This fact reveals that the debate lies on the comprehension by the whole organisation, that in a digital universe, the management of documentation is fundamental and that, in any case, digital transformation always evolves around such management. In fact, it can be argued that the base of digital transformation in an organization is the system of document management, based on which the rest of business, management and data exploitation strategies have to be created. Hence, it becomes fundamental to review the role of archives in local administration, as well as archivists, managers and technologists need to rethink their role, and to abandon the corporative dogma in the benefit of shared work which generates consensual solutions In the digital transformation of an administration, technology cannot be the centre of the debate, but the result of the dialogue.
Language: Catalan
URI: http://hdl.handle.net/10609/67026
Appears in Collections:Bachelor thesis, research projects, etc.

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