Implementación de un ERP en una empresa de venta online de material escolar

Abstract

Este Trabajo se centra en la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) en la empresa ficticia "Juntos al cole S.L.", dedicada a la venta de material escolar. Ante el crecimiento exponencial de ventas a raíz de la COVID-19 y los problemas de gestión de inventario y pedidos, la empresa decidió implementar un ERP para mejorar su eficiencia. El objetivo es facilitar un control centralizado y en tiempo real del inventario, mejorar la atención al cliente, automatizar la generación de facturas y alinear los procesos de negocio con el nuevo sistema. Además, se presta especial atención a la gestión del cambio para garantizar una transición exitosa hacia el nuevo sistema de información de la empresa. A través de un análisis detallado de los requerimientos de la empresa, se compara los diferentes ERP en el mercado para seleccionar el que mejor se adapta a las necesidades específicas de "Juntos al cole S.L.". Se establece una metodología de implementación del ERP y se presenta un plan de trabajo estructurado, que abarca los siguientes aspectos: análisis de requisitos, estudio de los ERP del mercado, elección del ERP, análisis de costes, gestión del cambio, plan de riesgos, implantación del sistema y post implantación del ERP. El resultado final es la exitosa implementación de un ERP que se ajusta a las necesidades de la empresa, permite la optimización de la gestión de inventario y pedidos, y facilita una mejor atención al cliente mediante la automatización de ciertos procesos, como la facturación.

This paper addresses the implementation of an Enterprise Resource Planning System (ERP) within the hypothetical company "Juntos al Cole S.L.", a business specializing in the sale of school supplies. Following an exponential increase in sales due to the COVID-19 pandemic, and associated inventory and order management challenges, the company opted to implement an ERP system to enhance operational efficiency. The aim is to facilitate centralised, real-time inventory control, improve customer service, automate invoice generation and align business processes with the new system. In addition, special attention is paid to change management to ensure a successful transition to the company's new information system. Through a detailed analysis of the company's requirements, the different ERPs on the market are compared to select the one that best suits the specific needs of "Juntos al cole S.L.". An ERP implementation methodology is established and a structured work plan is presented, covering the following aspects: requirements analysis, study of the ERPs on the market, ERP selection, cost analysis, change management, risk plan, system implementation and postimplementation of the ERP. The end result is the successful implementation of an ERP that fits the needs of the company, allows the optimisation of inventory and order management, and facilitates better customer service by automating certain processes, such as invoicing.