Las herramientas colaborativas (Microsoft 365) como contribución a la eficiencia en los procesos de la gestión de proyectos. Estudio de caso: Ikusi Proyectos

Abstract

El documento que se presenta a continuación responde al trabajo de grado realizado mediante un estudio de caso en la empresa Ikusi SL, específicamente en el área de Ikusi Proyectos. La propuesta se articuló a través de la pregunta problema ¿Cómo la incorporación de herramientas colaborativas (Microsoft 365) contribuyen a la eficiencia en el proceso de la gestión de proyectos de Ikusi Proyectos? para lo cual se definieron dos momentos, una primera fase de construcción teórica acompañada de la aplicación de un instrumento empírico (encuesta), seguido de una fase de análisis que permitió construir una propuesta de mejora para el proceso “Ejecutar contrato” de la organización. La propuesta de investigación se enfocó en la eficiencia de las herramientas colaborativas en el proceso de gestión de proyectos de Ikusi Proyectos, a partir de la relación entre las herramientas colaborativas, la gestión del conocimiento y su transferencia de manera colaborativa. Al respecto, se destacó la relevancia de los procesos colaborativos como conjuntos de elementos interrelacionados que persiguen un objetivo común y requieren de herramientas adecuadas para su ejecución eficiente. De tal manera, que contar con herramientas colaborativas no es suficiente si estás no se eligen, utilizan y direccionan correctamente para alcanzar los objetivos de la organización; además, para alcanzar un uso exitoso de las mismas es necesario fomentarlas e incluir estrategias de gestión del cambio ya que son cruciales para la aceptación y adaptación de los empleados a las nuevas formas de trabajo. La valoración y aporte de la colaboración no es nuevo, de hecho, ha evolucionado a lo largo de los años gracias al desarrollo de nuevas tecnologías. Sin embargo, se identificó una dificultad durante la revisión teórico para encontrar información académica específica sobre la eficiencia de estas herramientas. A diferencia, del análisis de las herramientas colaborativas existentes en el mercado, en donde a pesar de contar con una extensa variedad de herramientas, se optó por enfatizar en Microsoft 365 y su suite de aplicaciones colaborativas, como Teams, dada la preferencia de la organización por esta herramienta y su capacidad para adaptarse a las dimensiones de tiempo y lugar. En cuanto al estudio empírico, se examinaron las formas de trabajo de la organización y se destacó el desafío de implementar cambios en los procesos y adoptar nuevas tecnologías, especialmente en organizaciones con una larga trayectoria, como es el caso de Ikusi SL. A partir de la experiencia centrada en el proceso "Ejecutar Contrato" de Ikusi Proyectos se identificaron diferentes elementos relacionados con el equipo de trabajo, el conocimiento, y la experiencia en el uso de herramientas colaborativas. Así, como se enfatizó en la necesidad de integrar las herramientas tecnológicas disponibles de manera eficiente en los procesos de la organización, la importancia de revisar los procesos existentes para adaptarlos a la situación actual de la organización, y el uso potencial de las diferentes aplicaciones colaborativas, específicamente Microsoft 365 para cubrir estas necesidades en la gestión de proyectos, mediante la gestión del cambio y un plan de implementación propuesto mediante un proyecto piloto. En cuanto a la pregunta problema formulada se indicó que, aunque no existen herramientas específicas para medir la eficiencia de los procesos con herramientas colaborativas, se puede afirmar que estas herramientas ofrecen mejoras en los procesos, como la centralización, la flexibilidad o la interacción. En resumen, la propuesta de investigación se centró en la eficiencia de las herramientas colaborativas en la gestión de proyectos de Ikusi Proyectos. Se abordaron aspectos teóricos y empíricos, destacando la importancia de elegir y utilizar correctamente estas herramientas, así como la gestión del cambio. Finalmente, ante la ausencia de herramientas específicas para la medición de la eficiencia de las herramientas colaborativas, se resaltaron las mejoras que ofrecen las herramientas colaborativas en los procesos como articuladores de la gestión en las organizaciones.

This study examines the implementation of collaborative tools as efficiency components in project management processes at Ikusi Proyectos. The research explores the relationship between collaborative tools, knowledge management, and collaborative knowledge transfer. Although the limited academic literature specifically addresses in the efficiency of collaborative tools, their importance in achieving organizational objectives and the need for proper implementation and change management are highlighted. The empirical study focuses on the "Contract Execution" process, analyze the extent to which collaborative tools support inputs and outputs. Findings suggest that women show higher interest in the adoption of collaborative tools, while the age and experience of employees pose challenges to implementing new working methods. Overall, the study emphasizes the value of collaborative tools in enhancing efficiency and highlights considerations for their successful integration into organizational processes.