Proposta inicial per a la implantació d'un sistema de gestió de documents a l'Ateneu Enciclopèdic Popular. Metodologia per a la confecció del quadre de classificació i proposició d'eina de gestió de documents electrònics

Abstract

La finalitat d’aquest treball és, en primera instància, presentar la situació de l’Ateneu Enciclopèdic Popular en l’àmbit de la gestió documental, així com exposar sintèticament les conseqüències de l’absència de cap tipus de control sobre els documents corporatius. La detecció de les necessitats de l’organització en aquest camp justifiquen l’elaboració d’un quadre de classificació, sobre el qual s’ha plantejat una metodologia de disseny basada en l’enfocament per processos. L’esmentada metodologia s’aplica sobre els processos de negoci de l’organització i es proposa implementar per a la identificació i descripció de la resta dels processos amb la finalitat de desplegar completament aquest instrument. A més, a través de l’aplicació de la metodologia en qüestió, s’ha portat a terme una anàlisi exhaustiva dels processos de negoci, que ha permès identificar tots els components documentals que els conformen, un fet que ha obert la porta a proposar la hipotètica introducció d’una primera eina de gestió de documents electrònics adequada a les necessitats i capacitats logístiques de l’entitat.

La finalidad de este trabajo es, en primer lugar, presentar la situación del Ateneu Enciclopèdic Popular en el ámbito de la gestión documental, así como exponer sintéticamente las consecuencias de la ausencia de ningún tipo de control sobre los documentos corporativos. La detección de las necesidades de la organización en este campo justifica la elaboración de un cuadro de clasificación, sobre el cual se ha planteado una metodología de diseño basada en el enfoque por procesos. Dicha metodología se aplica sobre los procesos de negocio de la organización y se propone implementar para la identificación y descripción del resto de procesos con el fin de desplegar completamente este instrumento. Asimismo, a través de la aplicación de la metodología en cuestión, se ha llevado a cabo un análisis exhaustivo de los procesos de negocio, que ha permitido identificar todos los componentes documentales que los conforman, un hecho que ha abierto la puerta a proponer una hipotética introducción de una primera herramienta de gestión de documentos electrónicos adecuada a las necesidades y capacidades logísticas de la entidad.