Criterios para la selección de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo para las Cortes de Castilla y León

Abstract

El presente trabajo pretende hacer un estudio de los procesos de administración electrónica implantados en un parlamento regional para determinar los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que garantice la fiabilidad, autenticidad, integridad, usabilidad y la preservación de los documentos electrónicos de la institución a largo plazo. En él se puede constatar que la implantación de la administración electrónica en este tipo de instituciones se está haciendo de forma muy lenta, quizás porque la interacción con los ciudadanos es mucho menor que en otras administraciones públicas. Como resultado del trabajo se han obtenido una serie de requisitos genéricos basados en el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Comisión Europea y Ministerio de Cultura de España, y algunas recomendaciones en cuanto a la necesidad de un Plan Estratégico de Sistemas de la Información

This essay tries to study the egovernment processes implemented in a Regional Parliament to define the requirements needed by an Electronic Document & Records Management System that warranties the usefulness, authenticity, integrity, reliability and durability of the electronic records of the institution in the long term. This essay shows that the implementation of e-government in this kind of institutions is happening very slowly, maybe because the interaction with citizens is much lower than in other Public Administrations. As a result of the essay, we obtained a group of basic requirements based in the Model Requirements for the Management of Electronic Records of the European Commission and the Spanish Ministry of Culture and some recommendations regarding the need of a Strategic plan for information systems

El present treball pretén fer un estudi dels processos d'administració electrònica implantats en un Parlament Regional per determinar els requisits que ha de complir un Sistema de Gestió de Documents Electrònics d'Arxiu que garanteixi la fiabilitat, autenticitat, integritat, usabilitat i la preservació dels documents electrònics de la Institució a llarg termini. Al mateix s'hi pot constatar que la implantació de l'administració electrònica en aquest tipus d'institucions s'està fent de forma molt lenta, potser perquè la interacció amb els ciutadans és molt menor que en altres administracions públiques. Com a resultat del treball s'han obtingut una sèrie de requisits genèrics basats en el Model de Requisits per a la Gestió de Documents Electrònics d'Arxiu de la Comissió Europea i Ministeri de Cultura d'Espanya, i algunes recomanacions pel que fa a la necessitat d'un Pla Estratègic de Sistemes de la Informació.