SGC de les TIC multi-àmbit

Abstract

La situació pandèmica que estem vivint des d'inicis de 2020, ha accelerat una transformació digital que ha permès a les empreses continuar operant amb certa normalitat, adoptant noves formes de treballar gràcies a les TIC. Aquest treball es basa en el cas real d'una gran empresa que està emprenent aquests reptes recolzant-se en múltiples proveïdors externs, que gestionen els serveis TIC de l'àrea del lloc de treball i on cadascun d'aquests proveïdors utilitza un sistema de gestió documental propi, dificultant el govern del servei per part del departament TIC i minvant la creació de coneixement troncal dins de l'organització. Tanmateix, l'empresa contractant no disposa d'un sistema de gestió del coneixement centralitzat, provocant la duplicitat i la inconsistència de la informació interna i externa. L'objectiu del treball és analitzar la situació actual de l'organització per recollir tots els requeriments i dissenyar un sistema de gestió del coneixement centralitzat, on l'auditoria i els diferents àmbits de difusió de la informació tindran un paper fonamental per garantir la privacitat i confidencialitat de les dades, alhora que es promou la col·laboració i la creació de coneixement entre les àrees de la companyia i els proveïdors que gestionen les TIC. El disseny es desplegarà en un prototip funcional, emulant l'estructura organitzativa de l'empresa segons el domini analitzat (àmbits de difusió, categories de documents i rols de gestió), amb la finalitat de provar totes les funcionalitats requerides i concloure amb una valoració final dels objectius assolits.

The pandemic situation we are experiencing since the beginning of 2020 has accelerated a digital transformation, allowing the companies to continue to operate normally and adopting new ways of working. This project is based on a real case of a large company that is undertaking these challenges by relying on multiple outsourced suppliers, that manage ICT services in the workplace area and where each of these suppliers uses their own document management system, hindering the general management of the service by the in-house ICT department and diminishing the creation of core knowledge within the organization. However, the contracting company does not have a centralized knowledge management system, leading to duplication and inconsistency of internal and external information. The goal of the work is to analyze the current situation of the organization to collect all the requirements and design a centralized knowledge management system, where the audit and the different scopes of information dissemination will play a key role in ensuring privacy and confidentiality of data, while promoting collaboration and knowledge creation between the company areas and the suppliers that manage ICT. The design will be deployed in a functional prototype, emulating the organizational structure of the company according to the domain analyzed (dissemination scopes, categories of documents and management roles), to test all the required functionalities and conclude with an assessment end of the objectives achieved.

La situación pandémica que estamos viviendo desde inicios de 2020, ha acelerado una transformación digital que ha permitido a las empresas continuar operando con cierta normalidad, adoptadora nuevas formas de trabajar gracias a las TIC. Este trabajo se basa en el caso real de una gran empresa que está emprendiendo estos retos apoyándose en múltiplos proveedores externos, que gestionan los servicios TIC del área del puesto de trabajo y donde cada uno de estos proveedores utiliza un sistema de gestión documental propio, dificultando el gobierno del servicio por parte del departamento TIC y menguando la creación de conocimiento troncal dentro de la organización. Aun así, la empresa contratante no dispone de un sistema de gestión del conocimiento centralizado, provocando la duplicidad y la inconsistencia de la información interna y externa. El objetivo del trabajo es analizar la situación actual de la organización para recoger todos los requerimientos y diseñar un sistema de gestión del conocimiento centralizado, donde la auditoría y los diferentes ámbitos de difusión de la información tendrán un papel fundamental para garantizar la privacidad y confidencialidad de los datos, a la vez que se promueve la colaboración y la creación de conocimiento entre las áreas de la compañía y los proveedores que gestionan las TIC. El diseño se desplegará en un prototipo funcional, emulando la estructura organizativa de la empresa según el dominio analizado (ámbitos de difusión, categorías de documentos y roles de gestión), con el fin de probar todas las funcionalidades requeridas y concluir con una valoración final de los objetivos logrados.