Facturae a Salesforce

Abstract

Las empresas y administraciones han adoptado la digitalización por su impacto en la competitividad y el medioambiente. Un ejemplo significativo son las facturas electrónicas, donde las administraciones han desplegado su normativa legal y herramientas. Al igual que las facturas en papel, las facturas electrónicas deben proporcionar legibilidad, autenticidad e integridad. En el caso de España el formato definido es el Facturae. La factura electrónica debe incorporarse a los sistemas de información de las empresas, y uno de los más importantes son los Customer Relationship Management (CRM). La plataforma de CRM dominante es Salesforce. Sin embargo, no existe ninguna aplicación que permita incorporar ni categorizar las facturas en la plataforma Salesforce. Este proceso debe ser seguro y garantizar la confidencialidad de la información almacenada en el CRM. El objetivo de este trabajo ha sido desarrollar un sistema que permite validar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas (Facturae), y a continuación incorporarlas automáticamente de forma segura a Salesforce. Los campos sensibles de la factura son cifrados en la plataforma. El resultado final de este trabajo es una aplicación que dota a los usuarios de un repositorio centralizado seguro para almacenar sus facturas, además de habilitar la categorización de las mismas de manera flexible. La aplicación realiza el almacenado de las facturas de manera estructurada en el CRM permitiendo obtener informes y estadísticas sobre las mismas. Este proyecto abre un nuevo abanico de funcionalidades a sus usuarios, facilitando que puedan crear campañas de marketing o recibir notificaciones automáticas sobre sus gastos.

Public administrations and companies are leaning towards the digital transformation for the impact it has on boosting their competitiveness and for environmental reasons. A clear example is electronic invoices, where the public administration deployed tools and normative legal around it. In the same fashion as classic invoicing, their digital equivalent must provide legibility, authenticity and integrity. In Spain, the standard format is Facturae. Companies must introduce electronic invoices in their information systems, especially in the critical ones, such as the Customer Relationship Management (CRM) systems (CRM). The world¿s number one CRM platform is Salesforce. Nevertheless, there is not any application that allows importing or categorising electronic invoices in the Salesforce platform. This process must be secure and guarantee the confidentiality of the data stored in the CRM. The objective of this work was to develop a system that allows validation of authenticity and integrity of the electronic invoices (Facturae). To (after validation is successful) proceed to automatically import them, in a secure way, to Salesforce, making sure the sensitive fields are encrypted on the platform. The result of this work is an application that provides users with a secure repository to store their invoices, and enable their categorization in a flexible way. The application stores the invoices in a structured way in the CRM, allowing users to report and gather analytics on them. This project offers a wide range of new functionality to their users: facilitating the creation of marketing campaigns, automatic alerts to control their spending, etc.

Les empreses i administracions han adoptat la digitalització pel seu impacte en la competitivitat i el medi ambient. Un exemple significatiu són les factures electròniques, on les administracions han desplegat la seva normativa legal i eines. Igual que les factures en paper, les factures electròniques han de proporcionar llegibilitat, autenticitat i integritat. En el cas d'Espanya el format definit és el Facturae. La factura electrònica ha d'incorporar-se als sistemes d'informació de les empreses, i un dels més importants són els Customer Relationship Management (CRM). La plataforma de CRM dominant és Salesforce. No obstant això, no existeix cap aplicació que permeti incorporar ni categoritzar les factures en la plataforma Salesforce. Aquest procés ha de ser segur i garantir la confidencialitat de la informació emmagatzemada en el CRM. L'objectiu d'aquest treball ha estat desenvolupar un sistema que permet validar l'autenticitat i integritat de les factures electròniques (Facturae), i a continuació incorporar-les automàticament de manera segura a Salesforce. Els camps sensibles de la factura són xifrats en la plataforma. El resultat final d'aquest treball és una aplicació que dota als usuaris d'un repositori centralitzat segur per a emmagatzemar les seves factures, a més d'habilitar la categorització de les mateixes de manera flexible. L'aplicació realitza l'emmagatzemat de les factures de manera estructurada en el CRM permetent obtenir informes i estadístiques sobre aquestes. Aquest projecte obre un nou ventall de funcionalitats als seus usuaris, facilitant que puguin crear campanyes de màrqueting o rebre notificacions automàtiques sobre les seves despeses.